¿Por qué debes usar tecnología para administrar tu inventario?
La utilización de herramientas tecnológicas para la simplificación de tareas es cada vez más común, no solo en las empresas sino en las dependencias gubernamentales encargadas de la verificación del cumplimiento normativo, como lo es la administración y control de inventarios.
En este blog abordaremos la importancia del uso de la tecnología para este fin, sobre todo, en este momento en que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) está apostando por el uso de inteligencia artificial para detectar inconsistencias fiscales en el cumplimiento de los contribuyentes y ejecutando fiscalizaciones más certeras.
Cabe recordar que las empresas que se dediquen al comercio exterior están obligadas a contar con un sistema automatizado para el control de sus inventarios conocido como el Anexo 24, mediante el cual enteran a la autoridad fiscal sobre la entrada de mercancías al país para su transformación, así como su salida en tiempo una vez concluido el proceso productivo.
Te recomendamos la lectura de este blog, donde abordamos a detalle qué es el Anexo 24 desde el punto de vista normativo.
Además del cumplimiento ante el SAT, el uso de una plataforma tecnológica para el manejo de tus mercancías tiene beneficios como la agilización y simplificación de tareas, al igual que la reducción del margen de error en comparación a una administración manual del inventario, tanto de materia prima como de activos fijos.
Beneficios del uso de tecnología para la administración de inventarios
Análisis automático y comprobación de movimientos
Contar con un control de inventarios a través de una plataforma tecnológica permite a las empresas tener a la mano toda la información que necesitan para comprobar a la autoridad los movimientos de materia prima y activos, con las explicaciones y argumentos que sean aplicables en caso de una auditoría.
Asimismo, el SAT provee toda información relacionada con los pedimentos de las empresas en una glosa conocida como Data Stage, misma que se puede cotejar contra los registros del Anexo 24 para detectar inconsistencias y subsanarlas con oportunidad.
Actualización de catálogos
De acuerdo con la directora de I-Xport, Lorena Beltrán, hay empresas que trabajan todo un año con los mismos costos sin considerar los cambios de proveedor o ajustes en el precio de los materiales, lo que puede crear discrepancias entre los saldos de comercio exterior y los saldos del inventario físico.
Con base en lo anterior existen sistemas de Anexo 24 que facilitan la actualización de los catálogos, que incluyen los números de parte, BOM, incorporaciones, factores de conversión, así como unidades de medida comerciales.
No tener actualizados los catálogos ocasiona problemas en la conciliación, en la generación de saldos y en las descargas, advirtió.
Integración con otras plataformas
Como lo mencionamos en párrafos anteriores, contar con un registro de tu inventario en sistema digital facilita la automatización del cruce de información con el Data Stage y el Anexo 30 para detectar posibles errores que pueden terminar en una auditoría.
De igual forma, existen sistemas de Anexo 24 como el de I-Xport que, a través de la información de sus catálogos, permite generar de forma automática el Complemento Carta Porte para el traslado de mercancías sin la necesidad de hacer cambios en la información.
De igual forma, permite que el folio fiscal del CFDI, sea de ingreso o traslado, se agregue al pedimento con el que se llevará a cabo la operación de comercio exterior.
En conclusión, la adopción tecnológica en este y otros ámbitos dota de competitividad a tu empresa al relajar la carga en las tareas del equipo de trabajo, favoreciendo la toma de decisiones a partir del análisis de la información que permiten las plataformas.
Además, el objetivo de la implementación de herramientas digitales es la disminución del margen de error. En el caso del Anexo 24 es que la comparación con el inventario físico sea sencilla y correcta.
Este tema tiene una importancia que va más allá de lo que se pueda pensar a primera vista ya que hay empresas que, por errores en los números de inventario, están destinando mucho tiempo a la corrección de estos y dinero al pago de sanciones derivadas de los mismos.
